¿Qué es un certificado electrónico?
El certificado electrónico es un documento firmado de forma digital emitido por una “Autoridad de Certificación, que permite identificar a personas físicas, jurídicas y entidades sin personalidad jurídica.
Existen distintos tipos de certificados electrónicos:
- Certificados en tarjeta (certificados hardware) (Por ejemplo el DNIe) y
- Certificados en navegador (certificados software) (Por ejemplo, los emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).
El proceso de obtención de un certificado electrónico se puede dividir en tres etapas o fases:
- La Solicitud via Internet a una Autoridad de Certificación (AC) para obtener el “Código de solicitud”.
- La Comparecencia del solicitante ante una oficina de Registro Autorizada y la aportación del código de solicitud anterior junto con la documentación que de describe más adelante.
- La Descarga del certificado electrónico desde el mismo ordenador utilizado para la solicitud. Si el certificado es de tarjeta no es necesario instalarlo en el navegador, se utiliza insertándolo en el lector de tarjetas. Los certificados pueden residir en una tarjeta criptográfica, o bien en el navegador del usuario. En este caso, el certificado electrónico se debe exportar a un dispositivo USB u otro medio de almacenamiento para tener una copia de seguridad.
Validez y Renovación
Es diferente dependiendo del tipo de certificado, del ámbito de su uso y de la Autoridad Certificante que lo emita. Un certificado de persona jurídica para el ámbito tributario obtenido de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) tiene un período de validez de 2 años y de 3 para una persona física.
La renovación debe realizarse con antelación a la fecha de caducidad del mismo, no siendo necesario de nuevo acudir a la oficina de registro. Puede renovarse desde 60 días antes de su fecha de caducidad.
Certificados electrónicos para su empresa o negocio
Las entidades que operan como Autoridades de Certificación emiten diferentes tipos de certificados electrónicos para empresas. La “Política de Certificación” de la Autoridad describe las características de cada tipo de certificado y los usos para los que están destinados.
Sin pretender ser exhaustivos, a continuación enumeramos algunos de los e certificados reconocidos por la ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, para entornos corporativos.
El certificado de persona jurídica ( identifica una empresa o sociedad)
Este certificado puede ser solicitado por un representante legal de la empresa (administrador único, solidario o mancomunado, o un consejero delegado) o bien por un representante voluntario (apoderado), en cuyo caso es necesario que se extienda un poder notarial específico que le faculte a solicitar dicho certificado en representación de la sociedad.
El certificado de pertenencia a empresa
Es un certificado de persona jurídica que, además de la identidad del titular, acredita su vinculación con la empresa para la que trabaja, en virtud del cargo que ocupa en la misma. Los certificados personales aportan la ventaja de contener información añadida sobre la empresa a la que pertenece la persona.
Lo puede solicitar la propia persona física titular del certificado siempre que esté autorizado por un representante de la entidad o bien, la propia empresa a favor de sus empleados.
Este tipo de certificados electrónicos suelen usarse para:
- Firmar todo tipo de documentos, garantizando la identidad del emisor, la integridad y confidencialidad del contenido.
- Asegurar la autenticación de su titular en un control de acceso.
El certificado de representante, que además de la pertenencia a empresa, acredita también los poderes de representación que tiene su titular Esto es, el titular del certificado se identifica tanto como persona física perteneciente a una empresa como por administrador de la misma.
Con este certificado se pueden realizar trámites para bonificaciones por acciones de formación, Agencia Estatal Tributaria, etc.
El certificado de Factura Electrónica
Es un certificado reconocido de persona física con poderes de representación de una organización únicamente para firmar Facturas Electrónicas.
Los certificados de apoderamiento especial, que están dirigidos a aquellos empleados que detentan un poder voluntario, es decir aquellos que no pueden tener una representación legal de la empresa
Los certificados de colegiado, que son certificados reconocidos de persona física que identifican al suscriptor como profesional colegiado por un Colegio Oficial
Acreditación de identidad y Certificado electrónico
La documentación requerida para la concesión de un certificado electrónico difiere según se trate de una persona física, de una sociedad o de una entidad sin personalidad jurídica.
A.-Empresario individual y emprendedor de responsabilidad limitada
Las personas físicas (Empresarios individuales, emprendedores….) deberán aportar la siguiente documentación:
- Código de solicitud del Certificado previamente obtenido en Internet
- DNI o NIE o pasaporte
B.-Sociedades mercantiles, asociaciones, fundaciones, cooperativas, Sociedades civiles con personalidad jurídica
El procedimiento de concesión del certificado electrónico de personas jurídicas, tiene como objetivo principal comprobar:
- Si la entidad está legalmente constituida,
- Si no se ha extinguido
- Si el cargo y la identidad de su representante legal y,o, apoderado, están en vigor y son ciertos
El representante (legal o voluntario) de la empresa puede iniciar el proceso bien personalmente ante la autoridad certificante o a través de notario mediante la oportuna diligencia de legitimación de firmas.
Para ello, el representante legal o voluntario debe entregar el Código de solicitud del Certificado previamente obtenido en Internet y la siguiente documentación:
B.1.-Sobre la persona jurídica:
- Sociedades mercantiles y demás personas jurídicas cuya inscripción sea obligatoria en el Registro Mercantil: certificado del Registro Mercantil relativo a los datos de constitución y personalidad jurídica de las mismas.
- Asociaciones: si están inscritas, aportarán el certificado del registro de asociaciones. En caso contrario, el acta fundacional, estatutos y nombramiento de presidente acreditado mediante libro de actas o certificación expedida por el secretario.
- Fundaciones: certificado del registro de fundaciones con los datos de inscripción y del patronato (se precisa la firma de todos). Si el patronato apodera o delega su capacidad para obtener el certificado electrónico, lo hará en poder notarial.
- Cooperativas: certificado del registro de cooperativas junto con los datos de inscripción y del Consejo Rector (firmarán todos, salvo que hayan acordado otorgar la representación al presidente).
- Sociedades civiles y demás personas jurídicas: documento público que acredite su constitución de manera fehaciente.
- Personas jurídicas no residentes: deben aportar copia legalizada de los documentos indicados anteriormente si no estuvieran otorgados en España, en la que conste la apostilla de la Haya, traducida, en su caso, por un traductor oficial.
B.2.- Sobre el representante:
Si el solicitante es administrador o representante legal del sujeto a inscripción registral: debe presentar el certificado del registro correspondiente relativo a su nombramiento y vigencia de su cargo. Este certificado deberá haber sido expedido durante los diez días anteriores a la fecha de solicitud del certificado electrónico de persona jurídica para el ámbito tributario, plazo que comenzará a contar desde el día siguiente al de la fecha de expedición, sin computar sábados, domingos y festivos.
Si el representante legal es una entidad jurídica la certificación deberá señalar la persona física que a su vez lo representa.
Ateniéndonos a las formas más habituales de administración social, tenemos que:
- Si tratamos con un Administrador único: Se identificará mediante el DNI o pasaporte y firmará el contrato con la Autoridad Certificante.
- Si tratamos con Administradores mancomunados: Deben actuar conjuntamente y todos deben firmar el contrato con la Autoridad Certificante.
- Si tratamos con Administradores solidarios: Puede firmar cualquiera de ellos.
- Si tratamos con un Consejo de administración: el poder de representación propio corresponde al Consejo que actuará colegiadamente. No obstante, los estatutos podrán atribuir, además, el poder de representación a uno o varios miembros del Consejo a título individual o conjunto, debiendo constar inscrito en el Registro Mercantil.
En el supuesto de representación voluntaria, es preciso poder notarial que contenga expresamente autorización para solicitar el certificado electrónico.
C.- Entidades sin personalidad jurídica
Comunidades de bienes
Comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal
Comunidades titulares de montes vecinales en mano común
Sociedades civiles sin personalidad jurídica
Herencias yacentes
Fondos de inversión
Uniones temporales de empresas
Fondos de capital-riesgo
Fondos de pensiones
Fondos de regulación del mercado hipotecario
Fondos de titulización hipotecaria
Fondos de titulización de activos
Fondos de garantía de inversiones
El representante debe presentar en las oficinas de la AEAT:
El Código de solicitud del Certificado previamente obtenido en Internet
La siguiente documentación:
C.1 Sobre la entidad:
- Entidades que deban inscribirse en un registro público o especial: Certificado o nota simple acreditativa de su inscripción en el registro expedido en la fecha de solicitud o en los quince días anteriores. En particular: Fondos de inversión, fondos de capital-riesgo, fondos de regulación del mercado de títulos hipotecarios, fondos de titulización hipotecaria, fondos de titulización de activos, fondos de garantía de inversiones y fondos de pensiones: certificado de inscripción en el registro correspondiente del Ministerio de Economía y Hacienda o de la Comisión Nacional del Mercado de Valores en el que conste la identificación de la entidad gestora del fondo.
- Comunidades titulares de montes vecinales en mano común: certificado de inscripción de los estatutos en el registro del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación o, del registro correspondiente de la Comunidad Autónoma.
- Establecimientos permanentes que estén obligados a inscribirse en el Registro Mercantil: certificado o nota simple de su inscripción en el Registro Mercantil.
- Sociedades civiles sin personalidad jurídica, comunidades de bienes, comunidades de propietarios y herencias yacentes: salvo que tengan NIF definitivo, tienen que aportar la documentación que justifique su constitución, la vigencia y la identificación de los miembros que la integran.
- UTES inscritas en el registro especial de la AEAT: escritura de constitución.
- Entidades que no deban estar inscritas en algún registro público o especial:
- Con carácter general aportarán escrituras públicas, contratos, estatutos, pactos o cualesquiera otros documentos que puedan acreditar su constitución, vigencia e identificación de los miembros que las integran. No será necesaria la aportación de esta documentación cuando la AEAT intervenga como autoridad de identificación y registro en la emisión del certificado electrónico.
C.2.- Sobre el representante:
- Certificado o nota simple de los registros públicos o especiales en los que la entidad deba estar inscrita, si en ellos consta la identificación del representante o bien mediante los documentos notariales que acrediten las facultades de representación del solicitante del certificado, o mediante poder especial otorgado al efecto. Los certificados o notas simples deberán haber sido expedidos en la fecha de solicitud o en los quince días anteriores.
- Documentos privados de designación de representante que proceda en cada caso. En principio, con carácter general, se exigirá:
Herencia yacente: Documento de designación del representante suscrito por todos los herederos, con expresión del nombre, apellidos y DNI o número de pasaporte del representante, cuando no haya sido designado administrador judicial o albacea con plenas facultades de administración.
Junta de Propietarios: en las comunidades en régimen de propiedad horizontal, copia del acta de la reunión en la que se nombró al Presidente de la Comunidad o documento que acredite la representación a favor de otra persona.
Comunidades de bienes y sociedades civiles sin personalidad jurídica: documento de nombramiento de representante. Cuando se haya designado administrador judicial de la entidad corresponde a éste la representación.
UTES: documento de nombramiento de representante y DNI o pasaporte del mismo.
Representante del establecimiento permanente: documento de nombramiento del representante del establecimiento permanente que no esté obligado a estar inscrito en el Registro Mercantil o de la entidad en régimen de atribución de rentas constituida en el extranjero con presencia en territorio español.
Si no se hubiera nombrado representante se personarán y firmarán todos o bien autorizarán en documento privado con firma notarialmente legitimada a uno de ellos para que “obtenga la firma electrónica de la entidad” (la entidad deberá estar perfectamente identificada) y se adjuntará una fotocopia del DNI de los firmantes lo que permitirá comprobar la veracidad de las firmas.
Cuando la representación de la entidad sin personalidad jurídica, la ostente una persona jurídica, el solicitante deberá acreditar sus facultades de administrador o representante legal de la misma, o disponer de un poder especial para la solicitud del certificado electrónico de la entidad sin personalidad jurídica gestionada por su representada.